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关于民品横向课题用印流程调整的重要通知及民品横向课题经费事宜
一、民品横向课题用印流程调整
为规范民品横向课题管理及合理化用印审批流程，现对民品横向课题用印流程做如下调整：
1、原“科研合同、协议书审批单”自2013年6月1日起停止使用；
2、对于入账类科研项目，使用“科研合同、协议书（入账）用印审批单”，即日起开始试用，2013年6月1日起正式使用。由于存在项目负责人在原“科研合同、协议书审批单”中“教研室负责人”和“院（系）负责人”签字处冒签的情况，新“科研合同、协议书（入账）用印审批单”取消“教研室负责人”签字一项，仅保留“学院负责人”签字一项，但需加盖学院一级公章，方可办理用印。
3、对于出账类合同，使用“科研合同、协议书（出账）用印审批单”，日起开始试用，2013年6月1日起正式使用。办理出账用印，要求对方单位先签字盖章。在审批单中需填写支出经费卡信息并由该经费卡项目归属的科工院管理部门认定签字后，方可办理用印。
4、各类合同的签订，建议使用科技部合同模板
5、自2013年6月1日开始，所有横向课题用印统一使用新版“科研合同、协议书（入账）用印审批单”和“科研合同、协议书（出账）用印审批单”，不按此办理的，一律不予办理用印手续。
请各院（系）科研秘书做好通知工作,各位课题负责人及时使用新版审批单，避免影响项目的正常进展。
附件：
科研合同、协议书（入账）用印审批单.doc
二、民品横向经费认领相关事宜
2.1 民品横向科研经费认领流程
2.2. 科研管理系统登录
2.2.1 登录地址
可以通过科学与工业技术研究院主页http://kjc.hit.edu.cn/右侧“科研管理系统入口”进入，或直接登陆http://219.217.227.136进入科研管理系统登陆页面。
2.2.2 用户名和密码
用户名：使用者姓名的汉语拼音首字母+出生年月，例如，张三，出生年月为1960年3月，其用户名为“zs196003”；
用户密码：初始登陆密码与用户名相同，使用者登陆后可自行修改；
没有用户名和密码的老师以及用户名和密码不能正常使用的老师，请联系本院科研秘书，由科研秘书将信息汇总后提交科工院统一办理。
2.3. 项目编号获得、合同信息录入
2.3.1 项目编号
合同信息录入科研管理系统后，系统会自动生成项目编号。
2.3.2 合同信息录入
如合同对方单位为军工单位，严禁在管理系统中录入信息，具体办理办法请咨询军工基础与协作部（电话：86414160）
以项目负责人身份登陆管理系统后，点击左侧“科研项目”→“项目合同登记”，在出现的页面中录入合同的基本信息，信息录入完成后，点击 ，完成合同信息的录入。保存提交后管理系统即生成项目编号，但对于纸质合同文本及对应“科研合同、协议书（入账）用印审批单”未存档审核的，项目的审核状态为“未审核”，项目编号不能用于经费认领。项目负责人须提交双方盖章的纸质合同文本（可使用复印件）及对应用印审批单至科工院科技开发部（科学园2H栋532室）存档，审核通过后，项目编号有效，可用于经费认领，此时项目的审核状态为“学校通过”。
项目负责人可以在科研管理系统中点击左侧“科研项目”→“项目合同一览”，查看项目编号和审核情况。
注意：项目审核通过后，项目负责人修改已录入的任意合同信息后，项目的审核状态更改为“修改后提交”，需要重新进行审核，如有此情况，请及时与科技开发部（电话86414460）联系。
2.4 科研经费网上认领
认领科研经费必须以项目负责人身份登录科研管理系统。
项目负责人可以在科研管理系统中查询项目经费的到账情况，点击左侧“科研经费”→“待认领经费”(查到需认领的经费)→“认领经费”，进入“填写经费认领信息”页面，在“项目编号”一栏手工填写项目编号(如果使用拷贝粘贴，会出现“不好使”的情况，解决办法：例如使用“MH20100101”这个项目编号认领经费，拷贝粘贴后，请将编号的最后一位“1”删除，然后再手工输入“1”即可)，此时会出现包含项目基本信息的下拉条(绿色文字)，点选出现的下拉内容，项目的基本信息会自动填写完成，然后再填写其他信息，如果已经建立经费卡，请在“经费卡类型”中选择“旧卡”并填写卡号，新建经费卡选择“新卡”即可。所有信息填写完成后点击上方 ，提交经费认领信息，等待经费管理员审核。项目负责人可点击“我的经费认领”查看经费认领状态，经费认领列表信息为空，表示审核通过，直接点“我的科研经费”；经费认领列表中的审核状态是未审核字样属于等待审核阶段，将在您提交认领信息后24小时内审核完毕；出现学校不通过字样，点击编辑查看备注原因更正后，点击保存进入修改后提交状态，等待审核；出现认领错误需选中该条后点删除键。
审核通过后，请点击“我的科研经费”→选定认领的经费后点击打印经费→科研经费入帐通知单，在到账通知单上签字后到学校财务处办理落款。
注意：为保证信息的准确性，待认领经费发布的信息时间滞后财务处信息公布时间24小时；认领经费提交后，24小时内的次日审核完毕。
联系电话：86414460
哈尔滨工业大学科学与工业技术研究院
科技开发部
2013-5-13
